香港注册公司，法定秘书和商务秘书有啥区别？

最近，不少朋友在咨询开公司的事，尤其是打算在香港创业或者拓展业务的内地老板们，经常问到一个问题：“香港公司注册时，法定秘书和商务秘书到底有啥区别？”这确实是个很实际的问题，因为很多人一开始以为这两个是同一个角色，结果后来才发现，搞混了可能会带来麻烦。

先说个最近的新闻背景。2025年初，香港公司注册处发布了一则提醒，强调所有在香港注册的有限公司必须持续委任一名“公司秘书”，否则可能面临罚款甚至法律后果。这条消息让不少初创企业主开始重新审视自己的公司架构，也让更多人意识到原来“秘书”不只是帮老板订会议室、安排日程那么简单。

那咱们今天就来掰扯清楚：法定秘书和商务秘书，到底差在哪？

首先，从名字上看，“法定秘书”听上去就很正式，带点法律味儿；而“商务秘书”更像是日常运营中的助手。其实这个直觉没错。

法定秘书Company Secretary，是香港公司条例明文规定必须设立的职位。根据法律规定，每家在香港注册的有限公司，无论规模大小，都必须有一名合格的公司秘书。这个人或机构，负责确保公司运作符合法律法规，比如按时提交年报、更新公司资料、安排股东会议、保管公司印章和文件等。可以说，他是公司合规的“守门人”。

而且，这个职位不是随便谁都能当的。如果是由个人担任，他必须是香港居民；如果是公司担任，则必须持有信托或公司服务提供者牌照TCSP牌照。换句话说，法定秘书必须具备一定的专业资质，不能是“挂名”的。

举个例子，很多中小企业为了省事，会直接委托专业的秘书公司来担任这个角色。这些公司通常也提供注册地址、代收信件、报税协助等配套服务，但核心职责还是确保公司在法律层面不出岔子。

相比之下，商务秘书Business Secretary 或 Executive Assistant 就完全是另一回事了。它不属于法律强制要求的职位，更多是企业内部管理或行政支持的角色。你可以理解为一个高级助理，工作包括处理邮件、安排会议、整理文件、接待客户、甚至协助老板做行程规划等。

这类秘书可能是全职员工，也可能是外包服务。比如一些自由职业者或小型服务机构，会以“虚拟商务秘书”的形式，为创业者提供电话接听、邮件管理、文档撰写等服务。价格相对便宜，灵活性高，适合刚起步、还没雇专职行政人员的小团队。

打个比方：法定秘书像是公司的“身份证管理员”，确保你合法存在、按时年检、不被拉黑；而商务秘书更像是“生活管家”，帮你把日常琐事打理得井井有条，让你能专心做生意。

那问题来了：能不能一个人兼任两个角色？答案是可以，但要看情况。

如果你找的是专业的秘书公司，他们通常既能满足法定秘书的合规要求，也能提供部分商务秘书的服务，比如代接电话、转发邮件。这种“打包服务”在市面上很常见，尤其受初创企业欢迎。但如果你只是雇了个私人助理当“秘书”，让他顺便签年报、交表格，那就危险了万一他没资质，公司照样会被视为违规。

这里还得提一句，近年来随着远程办公和跨境创业的兴起，越来越多内地老板通过代理机构在香港注册公司。有些人图便宜，选了没有TCSP牌照的服务商，结果后来被银行开户拒掉，或者收到公司注册处的警告信，才意识到问题严重性。

所以建议大家，在选择法定秘书时，一定要查清楚对方是否有正规牌照，别为了省几千块港币，换来一堆后续麻烦。毕竟公司合规是长期的事，不是一锤子买卖。

另外，虽然法定秘书责任重大，但也不用把它想得太复杂。只要找对了专业机构，大部分事务他们都会主动提醒你，比如年审时间、税务申报节点等。你只需要配合提供资料就行，不会占用太多精力。

总结一下：

- 法定秘书是法律要求的“标配”，关乎公司是否合法存续，必须由合资格人士或持牌机构担任。

- 商务秘书是运营需要的“选配”，属于行政支持角色，可有可无，视企业需求而定。

- 两者职责不同，不能互相替代，但在实际服务中可以由同一家机构“一肩挑”。

说到底，开公司就像开车上路，法定秘书是你的行车证和年检员，缺了它车就不能合法上路；商务秘书则是车载导航和空调，让你开得更舒服。两者各有用处，关键是要分清哪个是必须的，哪个是锦上添花的。

现在越来越多创业者意识到，专业的事还是得交给专业的人做。与其自己瞎摸索，不如一开始就找个靠谱的秘书服务团队，把基础打牢，后面才能走得稳、走得远。