税务自查或稽查来了别慌：接第一通电话怎么应对、哪些话不能说、该准备啥资料一文说清楚

最近，不少企业主和财务人员的朋友圈都被一条消息刷了屏：某地税务部门开始对部分企业进行定向稽查，重点聚焦在发票管理、收入确认以及成本费用列支的合规性上。一时间，“税务自查”成了热议话题。很多人接到税务局的第一通电话时，心里直打鼓：该说什么？不该说什么？要不要马上交材料？其实，面对税务稽查，慌乱大可不必，关键在于掌握正确的应对方式，尤其是第一通电话的沟通技巧。

先说一个真实案例。上周，杭州一家中型贸易公司的财务经理李姐接到税务局来电，对方只是简单询问公司去年是否有大额进项发票异常的情况。李姐一听“异常”两个字就紧张了，连忙解释说：“我们都是正规采购，票也对得上……”结果话没说完，对方记下信息后挂了电话。后来她才知道，这通电话只是初步摸底，并非正式立案调查。因为她的回应显得过于防御，反而引起了进一步关注。所以说，第一通电话看似简单，实则暗藏玄机。

那么，接到税务电话时，到底该怎么说？

第一，保持冷静，别急着辩解。

电话一响，很多人第一反应是“我是不是出事了？”于是赶紧自证清白。但专业建议是：先听清楚对方身份、来意和具体问题。可以礼貌回应：“您好，请问您是哪个部门的？这次联系是关于哪方面的事项？”记住，你有权确认对方身份，也无需当场提供任何解释或材料。

第二，不猜测、不承诺、不推责。

常见误区是主动揽责或急于撇清。比如有人说“可能是会计做错了”，或者“我们一直很规范”。前者等于变相承认问题，后者又显得不够配合。正确做法是客观陈述：“我们会尽快核实相关情况，并按要求配合。”既表明态度，又留有余地。

第三，及时记录，迅速内部响应。

挂掉电话后，第一时间记下通话时间、对方姓名或工号、单位、联系电话及具体问题。然后立即通知公司负责人和主管会计，启动内部自查流程。这时候，一份清晰的核心材料清单就显得尤为重要。

说到材料准备，不是什么都要交，也不是越快越好。盲目提交反而可能暴露更多问题。以下是几类通常需要重点关注的资料：

1. 基础证件类：营业执照、税务登记证、法定代表人身份证复印件等。这类材料属于常规必备，提前整理好电子档和纸质版，随时可调用。

2. 财务报表与申报资料：近三年的资产负债表、利润表、现金流量表，以及对应的增值税、企业所得税纳税申报表。特别注意申报表与账面数据是否一致，这是稽查中最常发现问题的地方。

3. 发票台账与进销项明细：包括所有开具和取得的发票汇总表，尤其是大额、连号、跨区域的发票。近期多地税务系统升级了大数据比对功能，一张异常发票就可能触发连锁反应。

4. 银行流水与资金往来凭证：很多企业忽视这一点，但实际上，税务机关越来越重视“资金流”与“发票流”“货物流”的三流合一。特别是私人账户收款、频繁公转私等情况，需准备好合理说明。

5. 合同与出入库单据：真实交易必须有痕迹。销售合同、采购协议、运输单、仓库签收记录等，都能佐证业务真实性。如果只有发票没有配套证据，很容易被认定为虚开发票。

6. 关联交易与费用合理性证明：比如高额咨询费、服务费、股东借款等，都需要有合理的商业逻辑支撑。现在税务稽查不仅看数字，更看重“为什么”。

值得注意的是，这些材料不需要一次性全部提交。根据国家税务总局近年推行的“首违不罚”和“提示提醒为主”的执法理念，大多数初期沟通都属于风险提示阶段。你可以主动申请自查整改期，在规定时间内完成内部梳理并提交说明报告，往往能避免进入正式立案程序。

随着金税四期系统的逐步落地，税务监管正变得更加智能和精准。系统能自动识别企业间开票异常、税负率偏低、进销项不匹配等问题，并生成预警名单。与其等到电话响起才慌神，不如平时就做好合规管理。定期开展税务健康检查，确保账务处理规范、票据齐全、申报准确，才是真正的“防患于未然”。

最后提醒一点：如果确实存在历史遗留问题，也不要试图隐瞒或销毁资料。现在的电子数据留存能力极强，删除邮件、格式化硬盘都未必能逃过技术还原。坦诚沟通、主动纠正，反而更容易获得理解和从轻处理的机会。

总之，税务稽查并不可怕，可怕的是无知和慌乱。接好第一通电话，备齐核心材料，保持专业态度，大多数情况下都能平稳过关。毕竟，合规经营的企业，最不怕的就是阳光下的审查。