香港公司董事会秘书改换：规定、程序与留意事项

香港作为一个国际商业中心，吸引着大批投资者在这里注册公司并开展业务。在香港，公司董事会秘书是每家公司都必需聘任的法定职位之一，负责处置公司的行政工作、与 机构交流以及确保公司遵照法规等职责。然而，有时候公司可能需要更改董事会秘书，可能是因为董事会秘书的表现不佳、公司业务发展需要等原因。那么，当公司需要更改董事会秘书时，应当如何进行呢？

规定与程序

在香港，依据《公司条例》的规定，每家公司在设立时必需委任一名符合资历的董事会秘书。董事会秘书可以是公司内部员工，也可以是外部专业公司提供的服务。当公司需要改换董事会秘书时，应当遵守以下程序：

1.首先，公司董事会必需开会讨论改换董事会秘书的提议，并取得董事会成员的一致赞成。2.公司应当提前通知现任董事会秘书，获得其书面赞成。如果是外部专业公司提供董事会秘书服务，还需要依照合同商定的方法终止合作关系。3.公司应向香港公司注册处提交一份指定董事会秘书的通知，同时提交相关文件进行注册。4.改换后的董事会秘书应该立即实行其职责，确保公司业务的顺利运作。

留意事项

在改换公司董事会秘书时，公司需要留意以下事项：

1.遵照合同规定：如果公司与董事会秘书签署了合同，应细心查看合同条款，遵照合同的解除程序和条款，以避免涌现法律纠纷。2.及时通知相关部门：公司改换董事会秘书后，应及时通知香港公司注册处、税务局和其他相关部门，确保信息更新及时，避免涌现任何不必要的问题。3.保护公司秘密信息：在改换董事会秘书的流程中，公司应确保保护公司的秘密信息，避免信息泄漏和损失。4.审慎选择新董事会秘书：公司在选择新的董事会秘书时，应依据公司的要求和情形进行审慎选择，确保新董事会秘书具备专业才能和经验，并能够胜任该职位。

综上所述，当公司需要改换董事会秘书时，应遵守相关规定和程序，并留意保护公司的利益和信息安全。通过合理的计划和妥当的执行，公司可以顺利完成董事会秘书的改换，并确保公司业务的正常进行。