新查册制度下香港公司该如何预备？为何强调个人材料保护很重要？

《香港公司条例》正在实行新的查册制度。这将为公司董事和其他相关个人的个人材料提供额外保护。本文列出了这些保护办法以及新制度的实行时间。2014年3月3日，新《公司条例》（第622章）代替了之前的《公司条例》（第32章）。依据修订后的准则，如果企业破产，大众可以获取有关公司董事、公司秘书或清理人的某些个人材料。此类材料通常是涉及个人隐私，包含其常住地地址和完全的身份辨认码。新的个人材料保护规定目前，如果某人希望查阅他人的个人材料，则必需宣告声明说明其搜索目标，并确认他们仅将数据用于其已论述的目标。随着技术进步和对数据安全的普遍关注，这种办法的保护水平不再足够。因此，修订后的条例为新的查册制度做出了规定，在该制度下将引入以下附加保护办法：1、只有公司董事和秘书的通信地址，以及董事、公司秘书和其他相关个人的部分身份辨认码，才会显示在公司注册处保留的公司登记册中。这实用于新的查册制度开始后提交的文件。2、只有提出申请的人士能力浏览他人的个人常住地地址和完全身份辨认码。法院以为恰当时可披露此类材料。如果公司注册处无法通过提供的通信地址有效地与董事交流，则公司注册处也可能会披露常住地地址。3、在新的查册制度开始实行之前已将其受保护信息包括在文件中的个人，可以向公司注册处申请阻拦对此类资料进行检查。4、公司也可以保存其登记册中包括的保护信息不受大众查阅。尽管此类保障办法已于2014年纳入了《公司条例》，但相关制度尚未实行。因公司注册处的综合消息系统需作大幅改进，而新计划将于2024年年底完成。新查册制度的实行时间该查册制度将在2024年底之前上线。新查册制度将分为以下三个阶段实行：第1阶段公司条例的规定将允许公司拒绝对于董事和公司秘书的常住地和完全身份辨认码（仅实用于其自己的登记册）。本阶段将从于2024年5月提交立法会的具体从属立法开始。第2阶段从2024年10月开始实行《公司条例》的相关条文，以禁止对公司注册处的受保护信息进行公开检查（仅实用于在此阶段开始后提交注册的文件）。第3阶段从2024年12月开始，实行所有剩余的《公司条例》条文。容许有关人士阻拦已经在注册处存档文件的受保护材料免于公开检查。除了新的检查系统外，公司注册处还指出，它可能会随时修订与查阅与登记册中归档文件有关的管理办法。例如，要求说明查阅目标，但迄今为止尚未提出任何此类修正案。公司应如何预备？在2024年10月第二阶段开始之前，公司只有在必要的立法修正案通过后，能力将其自己登记册中的常住地地址和身份辨认码排除在大众检查之外。目前公司需要明确是否执行此决定，如果是，则需引入必要的内部过程。个人材料保护的重要性2024年1月，香港政制及内地事务局宣告了一份讨论文件，其中思考对《个人材料（私隐）条例》进行更新，以解释“人肉搜索”等现代趋势。这是在互联网上披露个人材料的地方。本文还研究了数据处置的引入，以通知用户任何此类数据泄漏。尽管尚未针对这些拟议的修订提出实行计划，但公司应留意更大的趋势：监管部门日益强调个人数据的重要性。如果您的公司在处置信息时可能会让你面临未来的监管审查，则采取行动的时间宜早不宜迟。选择宸海集团作为您的公司秘书服务商宸海集团目前是香港公司秘书服务的顶级提供商，我们提供专业的公司管治、公司秘书服务。我们的专业对管理企业和其他实体的最新法律法规有深刻的了解和认识。1、专业团队经验丰富团队能深度剖析数据隐私和数据安全法规，避免造成公司申请流程中的困扰和耽搁；2、工作高效公司成员不必亲自学习各种法规、准则和程序，可以委托公司秘书处置奇特而繁琐的表格和文件；3、遵守法律法规精确并及时地处置正在进行的合规手续，简化繁琐过程；4、一站式服务宸海集团提供全套专业的公司秘书服务，为您的要求量身定制最佳解决计划。

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